e-Arşiv fatura ile e-Fatura farkı: 2026’da tutar sınırı kalktı

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, elektronik ortamda düzenlenen, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifikayla (e-imza) onaylanan ve düzenleyen tarafından elektronik ortamda saklanan faturadır. e-Fatura’dan farkı yolundadır: belge GİB’in e-Fatura sistemi üzerinden değil, doğrudan alıcıya gider. Alıcı isterse kâğıt çıktısını, isterse elektronik halini alır. GİB faturayı taşımaz; düzenlenen faturaların bilgisini e-Arşiv raporuyla alır.

Kuralların güncel hali, 573 ve 589 Sıra No.lu tebliğler işlenmiş olarak 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nin GİB’in yayımladığı güncel metninde yer alır.

e-Arşiv fatura zorunluluğu kimleri kapsar?

Zorunluluk iki ayrı yoldan doğar; 2026’da ikisi de, bir istisna dışında, fatura tutarına bakmaz:

• e-Fatura’ya kayıtlı olan ya da geçmek zorunda olan mükellefler, e-Arşiv uygulamasına da geçmek zorundadır. Bunlar e-Fatura’ya kayıtlı olmayan alıcılara, vergi mükellefi olsun olmasın, tutarına bakmadan e-Arşiv fatura keser; kâğıt fatura düzenleyemez. Faaliyetleri gereği fatura yerine geçen başka belge düzenleyenler bu zorunluluğun dışındadır.
• e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler, 1 Ocak 2026’dan itibaren yaptıkları teslim ve hizmetlerin faturalarını tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenler. Bunun için GİB’in e-Belge düzenleme portalını ya da GİB’den izinli bir özel entegratörün sistemini kullanırlar.
• Basit usule tabi mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için “her tutar” kuralı 1 Ocak 2027’de başlar; o tarihe kadar vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturaları e-Arşiv olur.

e-Fatura’ya hangi hasılatta geçileceğini e-Fatura zorunluluğu 2026 rehberinde anlattık; bu yazı, fatura e-Fatura olmadığında işleyen kuralları ele alır.

e-Arşiv fatura sınırı 2026’da kaç TL?

Sınır yok. 573 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (Resmî Gazete, 12.11.2024) iki adım öngördü: 1 Ocak 2025’ten itibaren alıcı ayrımı kalktı ve sınır vergiler dahil 3.000 TL oldu; 1 Ocak 2026’dan itibaren yapılan teslim ve hizmetlerde ise faturalar “tutarına bakılmaksızın” e-Arşiv olarak düzenlenir. Aynı gün aynı kişiye kesilen faturaları toplayıp sınırla karşılaştırma kuralı da 573 ile kalktı.

Eski rakamlar yalnız bloglarda dolaşmıyor: GİB’in e-Arşiv tanıtım sayfasında bile 20 Ekim 2026 itibarıyla 1 Ocak 2020 tarihli 30.000 TL / 5.000 TL metni duruyor. Rakam için tanıtım sayfalarına değil, tebliğin güncel metnine bakın.

12.000 TL e-Arşiv sınırı var mı?

Yok. 12.000 TL, VUK 232. maddedeki 2026 yılı fatura düzenleme (fatura verme mecburiyeti) tutarıdır; faturanın kâğıt mı e-Arşiv mi olacağını belirlemez. Karışıklık 2022–2024 kuralından doğuyor: o dönemde vergi mükellefi alıcıya kesilen faturada e-Arşiv sınırı, o yılın VUK 232 tutarına bağlıydı. 2026 tutarını bu eski formüle yerleştiren sayfalar yanlış sonuca varıyor.

Basit usul ve işletme hesabı mükellefleri için kâğıt fatura ne zaman bitiyor?

589 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete, 31.12.2025) bu iki gruba bir yıl ek süre tanıdı. Kaynaklarda geçen “31.12.2026’ya kadar” ve “1.1.2027’den itibaren” ifadeleri çelişmez, aynı kuralı anlatır: 31 Aralık 2026 dahil, vergiler dahil 3.000 TL’ye kadar olan faturalar kâğıda kesilebilir, 3.000 TL’yi aşanlar e-Arşiv olur; 1 Ocak 2027’den itibaren her tutar e-Arşiv’dir. Diğer mükellefler için kâğıt fatura dönemi 31 Aralık 2025’te bitti.

e-Arşiv mi e-Fatura mı kesilecek, kim belirler?

Alıcı belirler. Alıcı e-Fatura’ya kayıtlıysa fatura e-Fatura, kayıtlı değilse (vergi mükellefi olsun olmasın) e-Arşiv olarak düzenlenir. Satıcı da alıcı da kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır. e-Fatura gerekirken e-Arşiv düzenlemek, yalnız Bakanlığın ya da GİB’in genel tebliğ, sirküler, teknik kılavuz veya duyuruyla izin verdiği hallerde cezasızdır.

Bu yüzden fatura kesmeden önce alıcının kayıt durumuna VKN ya da TCKN ile bakılır. GİB, e-Fatura kayıtlı kullanıcılarının listesini e-Belge sitesinde yayımlar; özel entegratör kullanan programlar bu listeyi düzenli olarak alır. Liste sabit değildir: hasılat sınırını aşan mükellefler izleyen yılın 1 Temmuz’unda e-Fatura’ya geçer. Sorguyu yalnız cari kart açılırken yapıp bırakmayın.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki farklar nelerdir?

İptal ve itirazın adımlarını e-Fatura iptali ve itirazı rehberinde, temel ve ticari senaryo seçimini temel fatura ile ticari fatura farkı yazısında anlattık.

e-Arşiv fatura alıcıya nasıl iletilir?

Alıcının talebine göre kâğıt ya da elektronik ortamda. 509’un ifadesi “internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar”dır; tebliğ e-posta kelimesini ayrıca kullanmaz, ama e-posta bu kapsamda sayılabilir. Elektronik iletimde fatura UBL-TR ya da GİB’in izin verdiği başka bir formatta gönderilir, yanına basılabilir görüntüsü eklenir ve ayrıca kâğıda basılması gerekmez.

Alıcıya giden hali faturanın aslı, düzenleyenin sakladığı elektronik hali ikinci nüsha hükmündedir. Düzenleyen faturayı kâğıda basarak saklayamaz, mali mühür ya da e-imzasıyla birlikte elektronik ortamda saklar. Alıcı ise belgeyi kendisine nasıl iletildiyse öyle saklar: kâğıtsa kâğıt, elektronikse elektronik.

e-Arşiv fatura çıktısı irsaliye yerine geçer mi?

Geçebilir. Bunun için fatura malın teslimi anında düzenlenir, üzerinde düzenleme tarihiyle birlikte saat ve dakika bulunur, çıktıya “İrsaliye yerine geçer.” yazılır ve satıcı ya da yetkilisi imzalar. Aynı imkân e-Fatura’nın kâğıt çıktısı için de vardır. Ayrı irsaliyeyle sevk edenler için belgeyi bir kez yazmanın yolunu e-İrsaliye ve e-Fatura’yı tek akışta yürütme yazısında anlattık.

e-Arşiv raporu ne zaman gönderilir?

e-Fatura’yı GİB taşıdığı için ayrıca rapor istenmez. e-Arşiv faturayı ise GİB görmez; bu yüzden düzenlenen faturaların bilgisi, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifikayla imzalanmış ve zaman damgalı bir e-Arşiv raporuyla GİB’e bildirilir. GİB’in e-Arşiv Teknik Kılavuzu’na (V1.19) göre süreler şöyle:

• Portal dışındaki yöntemleri kullanan mükellefler ve özel entegratörler raporu günlük dönemler halinde, en geç izleyen günün sonuna kadar gönderir: pazartesi kesilen faturalar en geç salı günü bitmeden raporlanır.
• GİB Portal yöntemini kullananların ayrıca rapor yükümlülüğü yoktur.
• Şarj istasyonlarında kullanılan SARJANLIK tipindeki faturaların raporu, düzenlemenin hemen ardından anlık gönderilir.
• İptal edilen fatura da raporda gösterilir: iptal edilen faturanın numarası, tarihi ve vergi hariç toplam tutarı ayrı bir alanda bildirilir.

GİB, rapor süresini ve yöntemini değiştirmeye yetkilidir. Entegratör kullanıyorsanız raporun adınıza gönderildiğini ve hata dönen raporu kimin takip ettiğini baştan netleştirin.

İnternetten satışta e-Arşiv faturada neler yazmalı?

e-Arşiv’e dahil olup internetten satış yapan işletme, faturayı alıcıya elektronik ortamda iletmek zorundadır. Faturada şu bilgiler bulunur:

• “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ibaresi
• Satışın yapıldığı web adresi
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi
• Mal satışında gönderiyi taşıyanın adı ya da unvanı ile VKN veya TCKN’si
• Gönderim ya da hizmetin ifa tarihi
• İade bölümü

İade halinde müşteri, faturanın kâğıt çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalar ve malla birlikte geri gönderir; bu belge satıcının düzenleyeceği gider pusulasının yerine geçer. Sevk sırasında malın yanında sevk irsaliyesi, e-İrsaliye örneği, irsaliye yerine geçen e-Arşiv çıktısı ya da ÖKC fatura bilgi fişinden biri bulunur. Alıcı e-Fatura’ya kayıtlıysa internet satışında da e-Fatura kesilir ve iade bölümü dışındaki aynı bilgiler yazılır. Site ve pazaryeri siparişlerinin faturalandığı akışı e-ticaret çözümleri sayfamızda görebilirsiniz.

e-Arşiv yerine kâğıt fatura kesilirse ceza ne?

e-Arşiv düzenlenmesi gerekirken kâğıt fatura düzenlenir ya da alınırsa, düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı VUK 353/1 özel usulsüzlük cezası uygulanır. Ceza belge tutarının %10’udur, ama 2026’da aşağıdaki tutarların altında kalamaz:

Örnek: vergiler dahil 20.000 TL’lik bir faturayı e-Arşiv yerine kâğıda kesen işletmeye, yılın ilk tespitinde %10 hesabıyla bulunan 2.000 TL değil, alt sınır olan 17.000 TL ceza kesilir. Alıcı nihai tüketici değil de vergi mükellefiyse aynı ceza ona da uygulanır. Sistem arızası, planlı bakım ya da mali mührün arızalanması veya çalınması gibi tebliğde sayılan hallerde kanuni süre geçirilmeden düzenlenen kâğıt faturaya özel usulsüzlük cezası kesilmez.

Serbest meslek mensubuna e-Arşiv mi kesilir?

Alıcı e-Fatura’ya kayıtlı değilse evet. GİB’in 30 Haziran 2025 tarihli duyurusunda aktarılan özelgeye göre serbest meslek mensuplarının e-Fatura’ya geçme zorunluluğu yoktur, çünkü kendi hizmetleri için e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) düzenlerler. Bu nedenle e-Fatura’ya kayıtlı bir satıcı, serbest çalışan bir avukata ya da mali müşavire sattığı mal veya hizmetin faturasını e-Arşiv olarak keser. Serbest meslek mensubu isteğe bağlı olarak e-Fatura’ya geçmişse fatura e-Fatura olur; bunu sorgulayarak öğrenirsiniz.

Voxis ile e-Arşiv ve e-Fatura

Voxis, e-Belgeleri özel entegratör altyapısı üzerinden UBL-TR formatında üretir, imzalar ve GİB’e iletir. e-Fatura’da senaryo (ticari / temel) seçilir ve gelen yanıtlar takip edilir. e-Arşiv faturanın PDF ve XML çıktısı alınır, müşteriye e-postayla gönderilir, GİB raporlaması otomatik tamamlanır; iade ve iptal akışı da Voxis içinden yürür. Orbit’in mobil uygulamasıyla e-Fatura ve e-Arşiv faturayı telefondan da kesebilirsiniz. Ayrıntılar e-Dönüşüm çözümleri sayfamızda.