1. Senaryo: ILAC_TIBBICIHAZ
İTS (İlaç Takip Sistemi) ya da ÜTS (Ürün Takip Sistemi) kapsamındaki ürünlerin faturası, e-Fatura'nın ILAC_TIBBICIHAZ senaryosuyla gönderilir. Kuralların kaynağı GİB'in İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu'dur. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse belge e-Arşiv olarak düzenlenir; ürün satırlarındaki zorunlu alanlar bu durumda da gönderilir.
| Fatura tipi | Ne zaman kullanılır |
|---|---|
| SATIŞ | Standart ilaç veya tıbbi cihaz satışı |
| İSTİSNA | KDV'den istisna satış (örneğin ihracat) |
| TEVKİFAT | KDV tevkifatına tabi teslim |
| TEVKİFATİADE | Tevkifatlı bir faturanın iadesi |
| İADE | İlaç veya cihaz iadesi |
| İHRAÇKAYITLI | İhraç kaydıyla yapılan teslim |
2. Kurulum: stok ve cari kartları
- Ürünün stok kartında tıbbi fatura bilgisi işaretlenir: ilaç, tıbbi cihaz ya da 'Diğer (Tıbbi)'.
- İlaçlar parti (lot) bazında, tıbbi cihazlar seri numarası bazında stokta izlenir; böylece faturadaki bilgi depodaki gerçek kutudan gelir.
- Müşterinin cari kartında e-Fatura senaryosu ilaç ve tıbbi cihaz olarak tanımlanır. Tanımlı değilse fatura standart senaryoda gider ve ürün alanları eksik kalır.
3. Satır bilgileri: ilaç
İlaç satırındaki dört bilgi, kutunun üzerindeki DataMatrix karekoddan okunur. Karekod GS1 standardındadır ve her bilgi parantez içindeki bir uygulama tanımlayıcısıyla başlar. Bu dört bilginden biri eksik gönderilen satır, hem fatura doğrulamasında hem İTS bildiriminde sorun çıkarır.
| Fatura alanı | Karekoddaki karşılığı | Biçim |
|---|---|---|
| GTIN | (01) | 14 haneli küresel ticari ürün numarası |
| Parti numarası | (10) BN | Üretim partisi |
| Sıra (seri) numarası | (21) SN | Her kutuya özgü tekil numara |
| Son kullanma tarihi | (17) XD | Karekodda YYAAGG, faturada YYYY-AA-GG |
4. Satır bilgileri: tıbbi cihaz
Tıbbi cihazlarda bilgiler ÜTS kaydından gelir ve alan adları farklıdır. Yalnız parti bilgisiyle izlenen cihazlarda seri numarası boş bırakılabilir; diğer üç alan yine zorunludur.
| Alan | Anlamı | Not |
|---|---|---|
| UNO | Ürün numarası | ÜTS'de tanımlı tekil ürün kimliği |
| LNO | Lot / parti numarası | Üretim partisi |
| SNO | Seri / sıra numarası | Yalnız parti bilgisi olan cihazlarda boş gönderilebilir |
| URT | Üretim tarihi (YYYY-AA-GG) | ÜTS bildirimiyle uyumlu olmalı |
5. Karma fatura: ilaçla birlikte başka kalem
Senaryonun şartı, faturada en az bir ilaç ya da tıbbi cihaz satırı bulunmasıdır. Aynı faturaya İTS ve ÜTS dışında bir ürün veya hizmet (örneğin kurulum ya da kullanım eğitimi) eklenebilir. Bu satırlar 'Diğer (Tıbbi)' ürün tipiyle gönderilir ve ek tanımlama alanına 11 haneli bir referans değer yazılır.
Gönderim öncesi kontrol listesi
- GTIN alanında stok kodu ya da ürün adı değil, karekoddaki 14 haneli numara mı var?
- Son kullanma tarihi YYYY-AA-GG biçiminde mi (GG.AA.YYYY değil)?
- Her ilaç satırında parti ve seri numarası dolu mu?
- Müşterinin senaryosu ilaç ve tıbbi cihaz olarak tanımlı mı?
- İade ve tevkifat iadesi faturalarında asıl faturaya referans eklendi mi?
- İstisnalı ya da ihraç kayıtlı satışta istisna kodu senaryoyla birlikte doğru seçildi mi?
Voxis'te ilaç ve tıbbi cihaz faturası
Voxis'te tıbbi fatura bilgisi stok kartında tanımlanır; parti/lot ve seri numarası takibi stok hareketleriyle birlikte yürür. Karekod okutulduğunda zorunlu alanlar satıra doldurulur, böylece faturadaki bilgi depodan çıkan kutuyla aynı olur. Teklif tarafında da lot kodu, barkod ve son kullanma tarihi alanları ilaç ve gıda sektörü için hazırdır.